Toplantılar hayatımızın vazgeçilmez bir parçasıdır. Bununla birlikte saatler süren verimsiz, üstelik karar alınamadan biten toplantılardan birçoğumuz şikayet ederiz. Kötü yönetilen toplantılar hem zaman hem de motivasyon kaybıdır. Verimli bir toplantı temelde üç aşamadan oluşmalıdır: Toplantı öncesi planlama, toplantı sırasında zamanı ve süreci yönetmek ve toplantı sonrasında raporlama ve bilgilendirme. Toplantıların istenilen sonuçlara ulaşması için aşağıdaki noktalara dikkat edilmelidir: Toplantı süresini önceden belirleyin. Tam zamanında başlayın ve bitirin. Farklı konular konuşulacaksa her konuya ayrılacak zamanı önceden belirleyin. Gündemi önceden katılımcılara gönderin. Herkes kendisinden ne beklendiğini bilsin. Toplantı için bir hedef belirleyin. Hangi çıktı ile toplantıyı bitireceksiniz? Örneğin yeni satış fiyatlarını belirlemek veya bir müşteri şikayetine verilecek cevaba karar vermek gibi. Toplantıda kullanılacak belge ve raporları katılımcılara önceden gönderin. Sadece toplantıya katkıda bulunacak kişileri çağırın. Toplantı sırasında katılımcıların hedefe odaklanmalarını sağlayın. Karar verirken gerekiyorsa oylama sistemi kullanın. Bütün görüşlerin dile getirildiğinden emin olun. Herkesi fikrini açıklamaya teşvik edin. Gereksiz tartışmalara izin vermeyin. Toplantı sonucunda kararları özetleyin. Herkes için bir sonraki adımı net olarak belirleyin. Toplantı notlarını ve alınan kararları sonrasında tüm katılımcılarla paylaşın. Toplantılar problemlerin çözüldüğü, kararların alındığı ve bilgilendirmelerin yapıldığı ortamlardır. Ekip başarısı için etkin toplantı yönetimi kaçınılmazdır. Bereketli günleriniz olsun.